Euroviews. El mal uso de la tecnología es la razón por la que odias tu oficina

Trabajadores en una oficina con cubículos, ilustración
Trabajadores en una oficina con cubículos, ilustración Derechos de autor Midjourney/Euronews
Por Arto Vahvanen
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Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor y no representan de ninguna manera la posición editorial de Euronews.
Este artículo se publicó originalmente en inglés

La tecnología no debería hacernos sentir peor, se supone que debería mejorar nuestras vidas, escribe Arto Vahvanen.

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La mayor parte de la tecnología que hay en la oficina no nos ayuda. He aquí tres maneras de hacer que la tecnología trabaje para nosotros, no contra nosotros. A medida que los empleados vuelven al trabajo -y las empresas remodelan las oficinas- se nos presenta una oportunidad sin precedentes para replantearnos la tecnología que usamos en la oficina.

Muchos directores de tecnología están aprovechando el momento para incorporar en el trabajo nuevas tecnologías. En los próximos cinco años, aproximadamente el 75% de los líderes adoptarán tanto el Internet de las Cosas como los dispositivos conectados, así como la IA. Un 80% más incorporará análisis de 'big data'.

La intención es dar cabida a nuevas formas de trabajar, aumentar la eficiencia y mejorar también la satisfacción de los empleados. Sin embargo, el que haya más tecnología no siempre significa que sea mejor. De hecho, la mayoría de las nuevas tecnologías que se usan en la oficina generan más problemas de los que ayudan a resolver. Esto se debe a una mala estrategia de implantación.

Como responsable del área digital, dirijo la gestión y planificación inteligente y basada en información sobre el espacio de trabajo. Eso incluye diseñar nuevas soluciones tecnológicas para la oficina y replantearse formas antiguas de operar que se han quedado obsoletas.

El error más común que veo cometer a las grandes empresas es confiar demasiado en tecnología inútil. Lo que se necesita al integrar nueva tecnología de oficina es algo más: un modelo en el que se prioriza al empleado.

Eso significa dar prioridad a los activos reales de la empresa -los empleados y su bienestar, y el espacio físico de la oficina- y utilizar la tecnología para apoyar y mejorar esos elementos, en lugar de al revés.

¿Cómo podemos utilizar la tecnología para hacer la oficina más humana?

La tecnología no debe alterar nuestro comportamiento, sino optimizarlo. Durante muchos años, las empresas han obligado a las personas a trabajar dentro de las limitaciones de la oficina física.

A los empleados se les ha colocado en cubículos, luego en oficinas de planta abierta, después en casa y más tarde en un entorno de trabajo híbrido mixto. Durante todo este tiempo, los empleados han tenido que adaptarse y cambiar su comportamiento para encajar en estos nuevos entornos.

Esto ya no es necesario. De hecho, es un enfoque muy desacosejable.

Una oficina en Los Ángeles en diciembre de 2018
Una oficina en Los Ángeles en diciembre de 2018Guy Wathen/San Francisco Chronicle via AP

Con una gran cantidad de datos disponibles sobre el comportamiento, las oficinas pueden ahora, por primera vez en la historia, construirse y diseñarse totalmente en función de las necesidades de los empleados

Con la ayuda de las nuevas herramientas de análisis que recopilan datos anónimos, los gestores de estas instalaciones pueden hacer un seguimiento de los patrones de trabajo y tomar decisiones sobre el diseño de las oficinas.

Los empleados pueden así, con un diseño espacial más inteligente, maximizar su eficiencia y rapidez en cómo y dónde trabajan en la oficina. Al abordar el problema de fondo, los directivos pueden dejar de invertir en nuevas tecnologías inútiles diseñadas para optimizar el espacio de oficinas.

"Innovaciones" como los sistemas de reserva para aquellos que no tienen sitio fijo quedan obsoletas cuando la oficina ya está optimizada teniendo en cuenta la cantidad de personas que hay. Los empleados no necesitan estresarse o pelearse por espacios de trabajo limitados; siempre hay un escritorio libre disponible para todos.

La tecnología puede mejorar las oficinas físicas, no sustituirlas

La tecnología no debe sustituir nuestros espacios físicos, sino mejorarlos. Trabajar a distancia ha traído consigo un nivel de adopción sin precedentes de la tecnología de oficina. En la actualidad, más del 80% de las reuniones cuentan con al menos un participante remoto, y esta cifra seguirá aumentando en los próximos años.

Sin embargo, la insatisfacción con las reuniones virtuales es cada vez más palpable. Se  comienza a entender que la tecnología por sí sola no bastará para reunir a las personas para trabajar. También se necesitan espacios físicos para que los empleados se reúnan.

La Curva de Allen demuestra claramente la importancia del espacio de oficina para fomentar la colaboración. Otros estudios han demostrado que las interacciones en vivo son mucho más poderosas que las digitales a la hora de crear vínculos entre las personas.

De ello se deduce que la tecnología también debe utilizarse para mejorar -y no sustituir- los espacios físicos en los que las personas se reúnen para trabajar.

La exigencia de estar siempre "conectado", junto con el fuerte aumento de la tecnología que vigila a los trabajadores, ha dado lugar a un bucle perjudicial en el que los empleados parecen no encontrar tiempo para reponer fuerzas.
Un hombre trabaja en su ordenador en su casa en Overland Park, KS, marzo de 2020.
Un hombre trabaja en su ordenador en su casa en Overland Park, KS, marzo de 2020.AP Photo/Charlie Riedel

Con las nuevas tecnologías, esto es más factible que nunca. La calidad inmersiva de las reuniones presenciales, por ejemplo, puede mejorarse considerablemente en todas las oficinas. Los entornos inteligentes que aprovechan los dispositivos del Internet de las cosas pueden controlar y ajustar intuitivamente diversos parámetros, como la iluminación, la temperatura y los niveles de ruido, para crear unas condiciones de trabajo óptimas.

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En estos entornos de reunión sensorialmente ricos, es más probable que florezcan nuevas ideas, y la información compleja puede ser transmitida y recibida por los que están reunidos de manera que conduzca a una comprensión y colaboración más profundas. Estos ajustes contribuyen a hacer de la oficina un lugar más acogedor y atractivo para todos, incluidos los empleados con necesidades especiales.

Lo humano en el centro de todo

La tecnología no debería hacernos sentir peor; se supone que debería mejorar nuestras vidas. Los trabajadores de todo el mundo sufren un estrés sin precedentes. El 44% afirma sufrir "mucho" estrés en el trabajo. Esto no solo es insostenible para los empleados, sino que también perjudica al rendimiento de la empresa.

Gran parte del deterioro de la salud mental de los empleados se debe a la nueva tecnología en la oficina. La exigencia de estar siempre "conectado", junto al fuerte aumento de la tecnología que vigila a los trabajadores, ha dado lugar a un bucle perjudicial en el que los empleados parecen no encontrar tiempo para reponer fuerzas.

Lo que la tecnología debe hacer ahora es apoyar y dar prioridad a la salud mental de los empleados. Las nuevas tecnologías pueden hacer un seguimiento del bienestar de los empleados a lo largo del tiempo y detectar el riesgo de agotamiento antes de que arraigue.

Estos sistemas se basan en datos anónimos que facilita el propio empleado. La tecnología del bienestar ayuda a los empleados a conocer mejor su cuerpo y sus factores de estrés, y permite a todos en la oficina introducir cambios en su forma de trabajar.

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El seguimiento de datos sensibles como éstos requiere confianza y empatía. Por eso, la tecnología del bienestar, como toda la tecnología de oficina, debe diseñarse pensando primero en los empleados. Priorizar lo humano frente a toda la tecnología del trabajo garantiza que estas nuevas herramientas no se limiten a desanimar a los empleados, sino que realmente los apoyen.

Arto Vahvanen es Director de Ofertas Digitales y Experiencia del Cliente en Framery y antiguo Jefe de Producto en Nokia.

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